Elektronski račun za poenostavitev poslovanja
Elektronski račun je bil z začetka nekaj, čemur so se vsi želeli izogniti. Sčasoma pa je postal že nekaj samoumevnega, zato je zdaj že pri večini podjetij vsakodnevno v uporabi. Elektronski račun predstavlja številne prednosti. Od tega, da se ga enostavno izda, do tega, da se ga v trenutku lahko posreduje naslovniku. Poleg tega pa nimamo stroškov s papirjem, izognemo pa se tudi kaosu.
Katere so torej prednosti, ki jih ima elektronski račun?
Elektronski račun kot že ime pove pomeni, da se račun izda v elektronski obliki in ne na papirju. Ker se račun izda na tak način, imamo lahko veliko podatkov že ponastavljenih, s čimer se zmanjša možnost, da bi prišlo do napak oziroma zatipkanj. Če za poravnavo računa pričakujemo gotovinsko plačilo, potem si moramo za izstavljanje računov omisliti davčno blagajno. Gre za sistem, ko elektronski račun izdamo na način, da se podatki prek spleta posredujejo do FURSa. Na tak način ima FURS vpogled nad tem področjem in pregleduje, če slučajno na tem področju ne prihaja do kakšnih nepravilnosti.
Če za poravnavo računa podjetje pričakuje negotovinsko plačilo oziroma nakazilo direktno na transakcijski račun, potem so postopki izstavljanja nekoliko drugačni. Če podjetje račun izstavi proračunskemu uporabniku, mora izstavljanje potekati prek UJP portala, kamor se mora uporabnik najprej registrirati z uporabniškim imenom in geslom. Uporabnik mora pred začetkom uporabe pridobiti tudi digitalno potrdilo, ki služi elektronskemu podpisovanju računov.
Kaj pa če se račun izda fizični osebi ali drugemu podjetju? V tem primeru so pravila nekoliko bolj ohlapna in ne tako točno določena. Pomembno je, da elektronski račun vsebuje vse obvezne komponente kot so podatki o izdajatelju, prejemniku, datumu opravljanja določene storitve, datumu zapadlosti računa, pričakovanemu znesku, količina in cena opravljene storitve oziroma dobave blaga itd. Elektronski račun s temi podatki se lahko vnese v Word, Excel ali pa v poseben, temu namenjen program, ki je enostaven za uporabo, vendar pa je treba za njegovo uporabo plačati znesek, ki ga zanj zahteva izbran ponudnik.
