Izdajanje e-računov pri negotovinskem poslovanju
E-računi so, kot že ime pove, računi, ki jih izdajamo v elektronski obliki. Oblika takih računov se razlikuje glede na to, če imamo opravka z gotovinskim ali negotovinskim poslovanjem in glede na to, komu se e-račun izda. Pa si poglejmo, kaj ti pojmi pomenijo. Gotovinsko poslovanje pomeni, da ob vročitvi storitve ali izdelka pričakujemo od stranke plačilo v obliki bankovcev, kovancev, prek plačilne kartice ali čeka. V primeru negotovinskega poslovanja gre za nakazilo direktno na transakcijski račun. E-račun pa sicer lahko izstavimo fizični, pravni osebi, fizični osebi z dejavnostjo ali uporabniku državnega proračuna (javna uprava).
Negotovinsko poslovanje, pri čemer je stranka fizična oseba ali podjetje
Najprej se bomo osredotočili na negotovinsko poslovanje, pri čemer je stranka fizična oseba ali podjetje. Po opravljeni storitvi ali dobavi blaga mora podjetnik izstaviti račun. E-račun mora vsebovati vse potrebne komponente kot so datum izstavitve, datum zapadlosti, datum opravljene storitve, vrsta storitve ali proizvoda, količina opravljenih storitev ali dobavljenih izdelkov ter cena na enoto izdelkov ali storitve. Iz računa mora biti razviden skupni znesek, ki ga mora stranka poravnati. Navedeni morajo biti tudi podatki izdajatelja in stranke. Tako oblikovan e-račun se lahko oblikuje kar v Wordu ali Excelu. Vseeno pa je za podjetje bolj praktično, da ga oblikuje v posebnem programu, ki ga kot storitev ponujajo nekateri ponudniki. Prednost programa je v tem, da so točno razvidne rubrike, ki jih je potrebno vnesti. Manjša je možnost, da bi prišlo do napak. Lažje je evidentiranje takih računov. Tako pripravljen račun se običajno posreduje prek elektronske pošte.
Negotovinsko poslovanje, pri čemer je stranka proračunski uporabnik
Povsem drugačna pa je situacija, če je naša stranka proračunski uporabnik. V tem primeru nimamo proste izbire pri načinu izstavljanja računov. Posluževati se moramo UJP portala, prek katerega račun vpišemo in ga tudi posredujemo. Da bi lahko ta portal uporabljali, moramo najprej pridobiti digitalno potrdilo, s katerim lahko podpisujemo račune. Potem pridobimo še uporabniško ime in geslo, s katerima dostopamo do portala. Izdajanje računov na tak način je lahko, saj nas postopek natančno vodi skozi. Ko račun posredujemo stranki, lahko preko portala tudi spremljamo, kakšen je njegov status. Je bil račun že poslan, dostavljen, pregledan, plačan?
