Izstavljanje e-računa

Z razvojem tehnologije se vse bolj manjšajo potrebe po pisanju na papir, pošiljanju klasične pošte in osebni komunikaciji. Tako je tudi na področju računov. Izstavljanje e-računa je postala že stalna praksa, ki je nadomestila papirnate račune in jo podjetniki uporabljajo na dnevni bazi poslovanja. Prednosti izstavljanja e-računa se kažejo na več načinov. Poleg tega, da je tovrstno izdajanje računov hitro in enostavno, je to tudi dobra praksa za varovanje okolja. Na tak način se namreč izognemo rabi papirja za vpisovanje podatkov o računu in za kuverto. Izstavljen e-račun se lahko posreduje kar po elektronski pošti.

Kako poteka izstavljanje e-računa?

Ko podjetje stranki dostavi zahtevano blago ali zanjo opravi določeno storitev, na podlagi tega pripravi e-račun kar v Excelu ali Wordu. Mora pa biti pri tem natančen, da res vključi vse podatke, ki so v zvezi s tem potrebni. Izstavljanje e-računa mora vsebovati podatke kot so vrsta opravljene storitve oziroma dostavljenega blaga, količina blaga oziroma storitev, datum, ko je bilo blago dostavljeno oziroma storitev opravljena, podatki o izdajatelju, podatki o stranki, datum zapadlosti računa in podobno. Še bolj priročno pa je, če podjetnik za izstavljanje e-računa uporabi za to posebej prirejen program. Na tak način so možnosti, da bi prišlo do napak, bistveno manjše. Gre namreč za program, v katerem je že navedeno, katere podatke je treba vpisati. Poleg tega se lahko pri ponavljanju določenih predpostavk le-te prednastavi na način, da ni potrebno vsakokratno ponovno vpisovanje. Na tak način se manjšajo možnosti, da bi se uporabnik zatipkal in napačno vpisal zahtevane podatke.

V primeru gotovinskega plačila

Izstavljanje e-računa poteka na tak način v primeru, ko izdajatelj od stranke pričakuje izplačilo zneska direktno na transakcijski račun. V primeru, ko pa pričakuje gotovinsko izplačilo (plačilo v obliki bankovcev, kovancev, čeka ali s plačilno kartico), potem ima na razpolago druge možnosti. Odloči se lahko za uporabo vezane knjige računov, ki sicer predstavlja klasičen papirnati način izdajanja računov ali pa za davčno blagajno, za uporabo katere potrebuje posebno napravo oziroma program, ki ga namesti na računalnik ali mobilno napravo.