Potni nalogi z napakami lahko pomenijo dodatne stroške
Listine, ki jih v podjetjih uporabljamo za službene poti, imenujemo potni nalogi, marsikateri podjetnik pa se žal ne zaveda, da so potni nalogi zgolj dokumenti, ki dokazujejo upravičenost poti za posamezne zaposlene ter upravičenost do uporabe lastnega ali službenega vozila. Potni nalogi predstavljajo osnovo, s katero upravičimo nastale stroške in nato poskrbimo za njihovo povračilo, za kar je potrebno po zaključku službene poti, ki jo navaja potni nalog, poskrbeti tudi za obračun potnih stroškov.
Najprej nalog, nato obračun!
Potni nalogi se morajo pripraviti pred pričetkom poti v službene namene, vsebovati pa morajo vse predpisane podatke, s katerimi zaposleni upraviči svojo pot, prav tako pa lahko med samo potjo pristojnim organom tudi dokaže, da mu je dovoljena uporaba službenega vozila (kadar za pot ne uporablja svojega). Nalog mora imeti zaposleni torej pri sebi, prav tako pa mora med samo potjo ter ob njenem zaključku poskrbeti, da se zabeleži vse stroške, ki so nastali s potjo. Potni nalogi, ki se nanašajo na dlje časa trajajoče službene poti, tako doma kot v tujini, seveda predvidevajo tudi, da bodo potrebne dnevnice.
Obračun se opravi, ko je poti konec. Na podlagi potnega naloga in računov se ugotovi, kakšni stroški so nastali, ter se jih povrne zaposlenemu, če ni že pred potjo zanje prejel predujma. Zlasti v primeru, da se že v naprej ve, da bodo stroški visoki, je vsekakor dobro, da se poskrbi za gotovino ali službeno kartico, s katero jih bo zaposleni lahko pokril, prav tako pa se mu lahko v naprej nameni sredstva za dnevnice.
Kaj se zgodi, če ste pri potnih nalogih površni?
Kadar se potni nalogi ne pišejo natančno in sproti, ste v prekršku, ki lahko vodi tudi v plačilo kazni. Kadar potni nalogi niso upravičeni in torej niso upravičeni niti iz njih izhajajoči stroški, jih je potrebno umakniti, to pa predstavlja za podjetje strošek manj ter s tem davek več. Ravno tako je lahko izplačilo potnih stroškov na podlagi potnih nalogov, ki »padejo«, velika težava za prejemnika izplačila teh stroškov, saj se ne smatrajo kot upravičeno povračilo, temveč kot zaslužek, od katerega je potrebno plačati dohodnino in dodatne prispevke za socialno varnost.
