Vam izdajanje računov povzroča preglavice?
Izdajanje računov je gotovo med opravili, s katerimi se sreča prav vsak podjetnik. Tudi podjetja, ki sodelujejo z računovodskim servisom, morajo dobro skrbeti za to, da so računi pravočasno pripravljeni in izdani, saj računovodstvo ne more prevzeti vseh opravil na tem področju. Zato pogosto iščemo rešitve, s katerimi bi si te naloge poenostavili, radi bi jih pohitrili ali pa kar avtomatizirali.
Na drugi strani pa imamo opravka s posebnimi zahtevami, ki ne dopuščajo velikih kompromisov. Vsak račun mora biti brezhibno pripravljen, da ima vse potrebne podatke in nima kakšnih napak. Upoštevati moramo različne informacije, ki odločajo o vsebini računa, vsak račun mora vsebovati kar nekaj ključnih podatkov. Poleg tega mora biti izdajanje računov pravočasno, nato pa je treba dokument dostaviti stranki. Vse to lahko povzroči veliko zamudnega dela, ki si ga gotovo želimo poenostaviti.
Izdajanje računov z računalnikom
Medtem ko smo v preteklosti račune pogosto pisali ročno na papir, za to dandanes poskrbijo računalniki. Težko bi našli resno podjetje, ki pri izstavljanju računov ne koristi pomoči računalnikov, saj so to zelo elegantne rešitve. Ročno pripravljanje računov je v uporabi še v kakšnih odročnih poslovalnicah, kjer ni možnosti uporabljati računalnikov, a tudi tam lahko veliko opravimo s pametnim telefonom, poleg tega je treba tudi račune na papirju ustrezno knjižiti in se tako ali tako poslužujemo računalniške pomoči.
Ker se za izdajanje računov torej zelo pogosto uporabljajo računalniki, se je dobro razvila tudi programska oprema za te naloge. Na voljo imamo izvrstne računovodske programe, ki v veliki meri prevzamejo zamudno in zahtevno delo pri pripravi računov. To je kar samoumevna rešitev za praktično vse podjetnike.
Kako poteka najbolj enostavno izdajanje računov?
Če za pripravljanje računov uporabljamo računovodski program, bo delo povsem enostavno. Vsi ti programi imajo funkcijo za izdajanje računov, to je ena izmed najbolj pogosto uporabljenih funkcij v mnogih podjetjih.
Računalniški program bo samodejno opravil veliko dela. Ob pripravljanju novega računa se že vnesejo vsi podatki, ki jih lahko program vnese sam – recimo datum računa, zaporedna številka, podatki o podjetju, datum zapadlosti … Enostavno nato izberemo tudi kupca in zapišemo njegove podatke ter dodamo postavke in zneske. Računovodski programi omogočajo pripravo vzorcev osnutkov, izdani računi se samodejno shranjujejo in vedno imamo enostaven pregled nad celotnim poslovanjem. Tako je izdajanje računov povsem enostavno, hkrati pa nam računovodski programi ponujajo še celo vrsto drugih koristnih funkcij za upravljanje poslovanja.
Izdajanje računov v sodelovanju z računovodstvom
Izdajanje računa ni le priprava dokumenta z vsemi potrebnimi podatki. Opraviti moramo še kar nekaj dela, seveda ne smemo zanemariti knjiženja računa, dokument je treba poslati kupcu, nato se spremlja stanje in zabeleži plačilo. V resnici imamo v ozadju še kar nekaj dela, če želimo dobro skrbeti za svoje evidence in poslovati brez težav. Najbolje bo, da za vse to poskrbi računovodski servis. Na voljo imamo odlične ponudbe pri računovodskih strokovnjakih, ki prav tako uporabljajo praktične programe. Vedno bo izdajanje računov zelo enostavno, brez potrebe po zamudnem delu in usklajevanju. Veliko dela je možno kar avtomatizirati, ne da bi s tem tvegali kakšne težave.
